Las herramientas de check-in (inicio de la reunión) y check-out (cierre de la reunión) son esquemas propuestos que maximizan la productividad de la reunión.

Existen elementos más allá de los obvios y concretos de la reunión misma. Estos elementos deben tener un lugar de ser compartido, conocido y entendido por los demás integrantes. Los estados de ánimo, las emociones previas y post reunión, los objetivos internos de cada participante y los resultados buscados por cada uno, muchas veces forman parte del diálogo o discusión de los encuentros sin ser éstos explícitamente comunicados. Lograr un contexto compartido dando lugar a la participación y comunicación de los mismos permiten que las reuniones se transformen de manera más efectivas.

Muchas veces los participantes se siente frustrados y que la reunión no sirvió para sus objetivos particulares. Muchos desconocen el propósito grupal y personal de la reunión. Muchos no se concentran dado que vienen con conversaciones y escuchas internas que no le permiten focalizarse en el tema de la reunión. Sin un compromiso compartido no es posible obtener resultados efectivos.

Al final de la reunión muchas veces ocurre también algo parecido. Muchos temas relevantes que no se hablaron. Muchas veces no quedan claros los compromisos y quién hará que cosa y para cuándo. Muchas emociones y conflictos quedan latentes y no fueron exteriorizados, lo que puede generar un efecto más allá del cierre en las relaciones y comunicaciones de la organización. Muchas veces hace de esto relevante la frase de “¿para qué vine a la reunión si no me llevo nada en concreto?”

Check-In

¿Qué factores hacen relevante (para mí y para el equipo) esta reunión?
¿Qué resultados quiero obtener al final de la reunión?
¿Qué estoy dispuesto a hacer para lograr dichos resultados?
¿Para qué los utilizaré (utilizaremos) estos resultados importantes?
¿Tengo alguna otra información importante (profesional o personal) que compartir?
¿Cómo estoy emocional y mentalmente?

Check-Out

¿Qué me he comprometido (promesas) a hacer y para cuándo?
¿Qué pedidos he recibido y me comprometí a hacer y responder?
¿Qué ofertas he realizado y me comprometí a hacer y responder?
¿Ha quedado sin desarrollar algún tema importante para mí (o nosotros)?
¿Cuál es mi reflexión final sobre la reunión, en cuanto a las actividades, la relación entre los integrantes del equipo y mi estado de ánimo?
¿Cómo me voy con respecto a como vine?

El para qué de las preguntas

Las preguntas propuestas permiten extender los objetivos profesionales a los personales que muchas veces hacen al factor que define la forma de las conversaciones en la reunión.

Los participantes frente a las preguntas se abren a estar totalmente presentes en emoción y razón.
Cada participante contextualiza y le da sentido a cuales son los resultados relevantes que busca obtener para generar valor diferencial para sí mismo o para el grupo a quién representa.

Hace a las personas ser más auténticas, permitiendo impulsar a la escucha activa y la reflexión en relación a los otros y sus necesidades.

Enfoca a todos en el objetivo particular y grupal a buscar y desarrollar durante todo el tiempo que se realice la reunión.

Queda determinado con las herramientas, que los integrantes dejen explícitamente dialogado las intenciones y preocupaciones sobre la reunión y objetivos de la misma.

Permite que todos participen y tengan un espacio para desarrollar desde su punto de vista emocional y racional los resultados buscados y el cuadro contextual de donde se encuentra. Se genera un espacio de escucha, respeto mutuo y reflexión sin interrupciones.

Permite a los participantes centralizarse sin ruidos internos y estar presentes en los temas de la reunión. Los posibles ruidos internos son compartidos con los otros integrantes, de forma que las conversaciones tengan exteriorizado y conocido para todos la significancia de estas emociones.
Transparenta las expectativas de los participantes, sean las tratadas o no en la misma reunión. Se comprende el para qué de cada uno en la reunión. Se conoce y comprende las expectativas de cada uno, los objetivos cubiertos y consensuados, como así también la brecha a tratar en otras reuniones.

Recomendaciones adicionales

Como primeros pasos de aprendizaje, es conveniente incluir estas preguntas en las agendas que generan las convocatorias. Otra posibilidad es entregar copias de las preguntas disponibles en las sillas o mesas de la misma reunión. Con el tiempo las preguntas formarán parte de la rutina y no serán necesarias estas formas protocolares.

Se recomienda que las reuniones se organicen las personas a círculo cerrado o en “U”, con el fin de que todos los integrantes puedan observarse y escucharse plenamente.

Se debe definir el tiempo que cada uno de los integrantes de la reunión tendrá disponible para desarrollar tanto el check-in como el check-out. Pueden ser 30 segundos para reuniones de 30 minutos a 5 minutos para reuniones de todo el día. Siempre es recomendable establecer el tiempo y comunicarlo antes de iniciar la reunión. Cabe aclarar que si alguna de las personas presentes no desea hablar no debe ser obligado dado que son procesos voluntarios y no obligatorios. En caso que no desee hablar, puede utilizarse la palabra “paso” para indicarlo.

Otorgue un espacio para la autoreflexión. Uno o dos minutos para que las personas estén presentes en la reunión.

Podría utilizarse como móvil y autorizador de la palabra de cada uno un objeto que determine quién habla y cuándo. A modo de micrófono virtual, como ocurre en los paneles de las disertaciones, un objeto específico (por ejemplo una lapicera) contribuye a organizar la palabra del orador, mientras quienes no tienen dicho objeto deben mantener escucha activa sin emitir ninguna opinión.

¿Cómo mejorar la efectividad de las reuniones de trabajo?

Por Pablo Ruiz Pesce

a) Deberiamos responder a estas preguntas:¿Cuál es el objetivo de esta reunión?

¿Para qué estamos reunidos?
¿Qué quisiera que pase en esta reunón para que pueda declarar que valió el tiempo invertido?

b) No avanzar en la reunión hasta que cada punto este claro para todos los participantes

c) Hacer un Check-in en la reunión.

Básicamente un espacio en el cual los participante comenten si hay algo que deba ser tenido en cuenta en la misma
Ej 1: anoche dormi mal y estoy con mucho dolor de cabeza, si no les presto atención no es que no este interesado sino que este dolor me esta matando.
Ej 2: estoy esperando una llamada importante, si suena el celular voy a retirarme a atenderla y luego regreso

d) Definir la agenda de la reunión:(dependiendo del tipo de reunión puede haber una agenda previa o bien armarla al inicio de la misma)

Definir temas a tratar
Tiempo que se asignará para tratar cada tema

e) Asignar rolesFacilitador o Líder (es el guardián del proceso)

Escriba (el que hace y luego distribuye la minuta)
Timekeeper (lleva el control del tiempo de cada tema)
No son necesariamente fijos, y de hecho muchas veces es aconsejable que vayan rotando, si los participantes a la reunión son siempre los mismos por ejemplo, para reuniones con frecuencia semanal o similar.

f) Durante la reunion, compartir informacion relevante (exponer) e (Indagar) para entender realmente lo que nos quiere transmitir el otro

g) Acciones concretas para luego de la reunión.Definir claramente quién hará qué y para cuándo.
No quedarnos con cosas abstractos sino mas bien llegar a conclusiones para luego ponerlas en acción con responsables para cada una de ellas.

h) Check-out

Espacio voluntario para que los participantes juzguen la efectividad de la reunión de acuerdo con los objetivos que se tenian al comenzarla
Ej: realmente no siente que haya sido una reunion efectiva, creo que hubiera sido mucho mejor contar con la información en forma previa a la reunión para haberle podido sacar mas provecho.

Principales errores cometidos en las reuniones inefectivas

Generalmente las reuniones no se toman en serio.
Las reuniones son demasiado largas o no se respetan los tiempos.
La gente se va por las ramas.
Después de la reunión no pasa nada. Las decisiones no se traducen en acciones concretas.
No se dice la verdad.
Falta información o personas claves.
Las reuniones no mejoran, no hay espacios de feedback para poder sugerir como cambiarlas.